Control de presencia y registro horario

Registro de jornada

La empresa debe garantizar el registro diario de jornada con la hora concreta de inicio y finalización de cada persona trabajadora y conservar los registros durante cuatro años. La forma de organizar y documentar ese registro depende del marco laboral aplicable y de la organización de la empresa; el equipo es un medio para implementarlo, no la obligación en sí misma.

Métodos de fichaje

Tarjeta o llavero. Permite registrar la marca mediante una credencial física. Si se quiere reutilizar una credencial existente, hay que comprobar que el terminal admita esa tecnología.

PIN u otros métodos no biométricos. Pueden resolver el registro sin tratar datos biométricos, según las funciones del equipo y del software.

Huella o reconocimiento facial. Son métodos biométricos. Su uso para control horario no debe elegirse únicamente por comodidad o rapidez: requiere revisar la licitud, necesidad y proporcionalidad del tratamiento y las obligaciones de protección de datos aplicables antes de seleccionar el equipo.

Marcas y cobertura

El catálogo incluye terminales de marcas como Hikvision (gama DS-K1T), Anviz y Easyclocking, orientados al registro horario y al control de presencia.

Factores que cambian la compra

• Cómo se registrará la jornada. La obligación es disponer del registro, no utilizar una tecnología concreta. Antes de elegir terminal hay que decidir si se usará tarjeta, PIN u otro método y, si se plantea biometría, resolver primero su encaje jurídico y de protección de datos.
• Cómo se obtienen y conservan los datos. Comprueba qué registros genera el sistema, cómo se exportan, durante cuánto tiempo pueden conservarse y cómo se ponen a disposición cuando sea necesario.
• Cómo se integra con la operativa de la empresa. Si hay varias sedes, turnos o integración con otra aplicación, hay que comprobar las funciones reales del software y las comunicaciones admitidas por los modelos concretos.

Escenarios de uso

• Registro horario básico. Si solo se necesita registrar inicio y fin de jornada, una solución no biométrica puede ser suficiente. La elección debe partir del número de puntos, usuarios y forma de exportar los registros.
• Varias sedes. Comprueba que el software pueda recibir y consolidar registros de todos los terminales previstos y qué conectividad requiere cada punto.
• Integración con nóminas o gestión horaria. No darla por supuesta: hay que comprobar el formato de exportación, las integraciones disponibles y el flujo de trabajo del software.
• Uso de biometría. Antes de comparar terminales de huella o reconocimiento facial, debe resolverse si el tratamiento biométrico es lícito, necesario y proporcionado para ese caso concreto.
• Terminal que también abre una puerta. Comprobar por separado la función de presencia y la función de control de acceso. Que un terminal registre jornada no implica que cubra por sí solo los requisitos del sistema de apertura.

Método de fichaje y qué comprobar

Compatibilidades

• Exportación y software. Comprueba qué registros genera el sistema, cómo se exportan y con qué flujo de trabajo se integran antes de decidir.
• Conectividad. Comprueba las comunicaciones admitidas por el modelo y las que requiere cada punto (por ejemplo, si hay varias sedes).
• Conservación. Comprueba que el sistema permita conservar y recuperar los registros durante el plazo exigido y ponerlos a disposición cuando corresponda.
• Protección de datos. Si se plantea biometría, comprueba la licitud, necesidad y proporcionalidad del tratamiento antes de seleccionar el equipo.

Límites

• La norma no impone método. El registro de jornada no obliga a un terminal ni a una tecnología concreta; el equipo es un medio para implementarlo.
• Biometría. Huella y rostro implican tratamiento biométrico y exigen evaluar licitud, necesidad y proporcionalidad antes de elegir equipo.
• Presencia ≠ acceso. Que un terminal registre jornada no implica que cubra por sí solo los requisitos del sistema de apertura.

Errores de compra

• Confundir control de presencia con control de accesos. El registro horario y la apertura de puertas son funciones distintas; el terminal de presencia no cubre por sí solo los requisitos del sistema de acceso.
• Elegir biometría solo porque evita tarjetas. Huella y reconocimiento facial implican tratamiento biométrico; en control horario debe evaluarse su encaje legal y de protección de datos antes de comprar el equipo.

Familias y productos representativos

• Terminales de tarjeta/PIN (no biométricos) — Necesidad: Registrar inicio y fin de jornada sin tratar datos biométricos. Por qué: Resuelven el registro horario básico cuando no se necesita biometría. Condición: Tecnología admitida, gestión de credenciales y software de exportación. Limitación: Dependen de portar la credencial o recordar el PIN.
• Terminales biométricos (huella/facial) — Necesidad: Identificación biométrica para fichaje. Por qué: Pueden ser adecuados cuando se ha resuelto previamente su encaje jurídico y de protección de datos. Condición: Licitud, necesidad y proporcionalidad del tratamiento antes de elegir el equipo. Limitación: No deben elegirse únicamente por comodidad o rapidez.
• Terminales con función de control de acceso — Necesidad: Algunos modelos incorporan funciones de apertura además del registro. Por qué: Cubren instalaciones que combinan presencia y apertura. Condición: Comprobar por separado las entradas, salidas, lectores y arquitectura del control de acceso. Limitación: El registro horario no implica que cubra por sí solo los requisitos de apertura.

Preguntas frecuentes